Die versicherungstechnische Seite einer Ausschreibung läuft dann reibungslos, wenn sie genauso als eigenständige Projektaufgabe behandelt wird wie der technische Inhalt: mit Fristen, Verantwortlichen und Kontrollpunkten. Diese Checkliste führt vom Eingang der Ausschreibung bis zur Abgabe der Versicherungsbestätigung – ausdrucken, abhaken. Ein Grundsatz gilt durchgehend: Für die konkrete Anforderung ist immer die Ausschreibung maßgeblich.
- Vier Phasen: Analyse der Ausschreibung → Ordnung der Deckung → Bestätigung und Abgabe → Aufgaben nach gewonnener Ausschreibung.
- Das Timing ist entscheidend: Die Ausstellung der Versicherungsbestätigung braucht Vorlauf.
- Nach einer gewonnenen Ausschreibung erhalten die Gewährleistungspflichten eine eigene Zeile.
1. Phase: Analyse der Ausschreibung (am Tag des Eingangs)
- ☐ Die versicherungsbezogenen Punkte der Ausschreibung zusammenstellen (Deckungsarten, Summen, Laufzeit, Form der Bestätigung, Frist)
- ☐ Bei einer mehrdeutigen Anforderung: Rückfrage an den Ausschreibenden über den offiziellen Kanal – schriftlich
- ☐ Die Versicherungsanforderung an den Makler/die zuständige Person weiterleiten (noch am selben Tag!)
- ☐ Bei einem ausländischen Ausschreibenden: Sprachanforderung klären (englische/deutsche Bestätigung? – Artikel)
2. Phase: die Deckung ordnen
- ☐ Bestehende Deckungen (Jahres-Rahmenvertrag, Haftpflichtversicherung) mit der Anforderung abgleichen – was vorhanden ist, was fehlt
- ☐ Entscheidung: bestehende Deckung bestätigen ☐ / ergänzen ☐ / neue Projekt-Police ☐ (Tender-Artikel)
- ☐ Bei fehlenden Elementen: Angebotsanfrage starten (mit dem Projekt-Datenblatt)
- ☐ Den Abschluss-/Ergänzungskreis vor der Abgabe schließen, mit Zeitpuffer
3. Phase: Bestätigung und Abgabe
- ☐ Den Antrag auf Versicherungsbestätigung beim Versicherer einreichen – in der von der Ausschreibung geforderten Form und mit dem geforderten Inhalt (Ablauf)
- ☐ Die fertige Bestätigung prüfen: Stimmen Namen, Summen, Laufzeit und Projektbezeichnung mit der Ausschreibung überein
- ☐ Kopie in das Ausschreibungsdossier + die Abgabe dokumentieren
4. Phase: nach gewonnener Ausschreibung
- ☐ Die Versicherungsklausel des Vertrags vollständig durchlesen – stimmen die Zusage aus der Ausschreibung und der Vertrag überein (Klausel-Artikel)
- ☐ Die zugesagte Deckung bis zum Arbeitsbeginn tatsächlich aufbauen (Abschluss-Artikel)
- ☐ Gewährleistungspflichten in den Kalender eintragen: Fristen, Verlängerungen, Aktualisierungen der Bestätigung (Änderungs-Artikel)
- ☐ Verantwortlichen für die Versicherungsadministration des Projekts benennen
Die Liste ist ein allgemeiner Rahmen – für jede Ausschreibung um deren Besonderheiten zu ergänzen. Wenn Sie bei der Auslegung der Ausschreibung Hilfe brauchen: Die Beratung ist kostenlos – vor einer Ausschreibungsfrist lohnt es sich, so früh wie möglich einen Termin abzustimmen: Terminvereinbarung.
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